Fundamentets persondatapolitik

Fundamentets persondatapolitik - gældende forhold for alle hvis persondata, vi behandler

1. Vores persondatapolitik

Fundamentet beskytter dine personoplysninger, når du gør brug af Fundamentet. Vi behandler de personoplysninger, vi har om dig som beskrevet i denne persondatapolitik og den gældende lovgivning, så du kan føle dig tryg. I denne persondatapolitik kan du læse detaljeret om, hvordan vi opbevarer og bruger dine persondata samt hvilken data, vi opbevarer – afhængigt af, hvad vi har brug for i forhold til din tilknytning til Fundamentet. Hvis der er noget i denne persondatapolitik, du ikke kan acceptere, eller hvis du er I tvivl om hvorvidt, denne politik overholdes, så henvend dig til Fundamentet på info@fundamentet.org eller på telefon 42 31 09 82.

 

2. Hvilke rettigheder har du

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Fundamentet behandler om dig, kan du rette henvendelse til info@fundamentet.org eller telefonnummer 42 31 09 82.

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger Fundamentet behandler om dig. Hvis det viser sig, at disse oplysninger er urigtige eller vildledende, har du ret til at anmode Fundamentet om at rette eller slette disse oplysninger. Derudover kan du til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling. Du kan anmode om at oplysninger om dig, som er personoplysninger, slettes.

 

3. Hvordan beskytter Fundamentet dine personoplysninger

Fundamentet har tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at dine oplysninger ikke hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

 

4. Hvad sker der, når Fundamentet ændrer denne persondatapolitik

Fundamentet opdaterer kontinuerligt denne persondatapolitik for at sikre, at vi præsenterer dig med så præcis information som muligt, samt for at sikre at vi overholder gældende lovgivning. Dette medfører, at Fundamentet løbende vil opdatere og ændre denne persondatapolitik. I tilfælde af væsentlige ændringer giver Fundamentet dig besked via e-mail. Den til enhver tid gældende version af vores persondatapolitik kan modtages ved at kontakte Fundamentet på info@fundamentet.org eller ved at besøg www.fundamentet.org/persondatapolitik

5. Henvendelser og spørgsmål

Du skal være meget velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores persondatapolitik eller de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig:

Foreningen Fundamentet

Søren Frichs Vej 42P, 8230 Åbyhøj

info@fundamentet.org

Særligt gældende forhold for borgere og brugere af Fundamentet

Herunder følger yderligere forhold, der gælder alle, der er tilknyttet Fundamentet som borger eller bruger. Disse forhold gælder samtidig med Fundamentets øvrige gældende forhold som beskrevet i punkt 1 til 5. 

 

6. Vi har tavshedspligt i Fundamentet

Alle ansatte, praktikanter og frivillige, du kommer i kontakt med i Fundamentet, har tavshedspligt om alt, hvad du fortæller os og om alt, hvad der har med dig at gøre. Det betyder, at vi aldrig fortæller udefrakommende, at du er eller har været en del af Fundamentet, ligesom vi aldrig vil fortælle udefrakommende noget som helst om dig. Alle ansatte, praktikanter og frivillige i Fundamentet har underskrevet en tavshedspligterklæring herom.

Ansatte i Fundamentet, praktikanter og frivillige, du er tilknyttet, kan tale indbyrdes om dit forløb, så de sammen bedre kan hjælpe dig. Dette foregår mundtligt, og der vil ikke blive udvekslet personfølsomdata skriftligt i denne henseende. Hvis du er i et terapeutisk forløb med en behandler, kan vedkommende kun tale om det, I sammen snakker om med andre ansatte, frivillige og praktikanter i Fundamentet, hvis du mundtligt har givet dem tilladelse hertil.

Fundamentets ansatte vil gerne have lov til at kontakte din familie, dine sagsbehandlere ved kommunen, din læge og/eller psykiatrien eller andre lignende personer eller instanser i tilfælde af, at vi oplever, at vi ikke kan komme i kontakt med dig og har en begrundet bekymring i denne forbindelse eller hvis vi oplever, at du kan være til fare for dig selv. Ved kontakt til førnævnte vil vi gerne have muligheden for at dele vores bekymring og hvad der ligger til grunds for denne bekymring og eventuelt opfordre til handling fra deres side. Vi gør kun dette, hvis du i din underskrevne samtykkeerklæring specifikt har givet os lov til dette.

 

7. Hvad indsamler og anvender Fundamentet af oplysninger om dig?

Vi indsamler følgende stamdata, hvis du giver os lov til dette:

  • Navn
  • Telefonnummer
  • Mail
  • Adresse

Udover dine stamdata, gennemgår vi i afsnittene herunder, hvilke andre former for personoplysninger, vi ellers vil kunne opbevare – og hvordan de i så fald opbevares.

Din stamdata og andre oplysninger opbevares på forskellige måder, som beskrevet i afsnittene herunder. Kun Fundamentets ansatte, praktikanter og frivillige behandlere har adgang til din stamdata på disse platforme. Du kan se, hvem der er ansatte, praktikanter og frivillige i Fundamentet på vores opslagstavle i vores hovedindgang på Søren Frichs Vej 42P, 8230 Åbyhøj.

 

Terapeutbooking.dk

Vi bruger dine stamdata på terapeutbooking.dk, så vi kan oprette behandlingsaftaler for dig inde i systemet, så din behandler ved, hvornår I har en aftale. Her fremgår det, hvilken slags behandlingsaftale, der er tale om (f.eks. massage, psykoterapi, fysioterapi osv.). Systemet kan sende automatiske påmindelses-SMS’er og/eller mails ud til dig en dag inden, du har fået booket en behandlingstid.

 

Kontortelefonen

Vi sender information ud på SMS’er til dig, hvis du mundtligt har givet os lov til dette. I så fald lagrer vi dit navn og dit telefonnummer på Fundamentets kontortelefon. Det er kun Fundamentets ansatte, frivillige og praktikanter, der har adgang til kontortelefonen.

 

Andre telefoner

Hvis du er i telefonisk kontakt med én eller flere ansatte, praktikanter og frivillige, vil de muligvis lagre dit navn og dit telefonnummer på deres telefoner. Her vil SMS-korrespondancer mellem jer være lagret.

 

Onedrive ved Microsoft

Fundamentet har en forløbsliste, der viser et overblik over alle, der er i forløb i Fundamentet. Denne liste lagres af Microsoft. Her fremgår dit navn samt hvilken mentor, du har tilknyttet. Det fremgår også, om du har en frivillig behandler tilknyttet. Vi bruger listen til at holde styr på, hvem vi hjælper i huset – og hvem der har ansvar for at hjælpe den enkelte. Det er kun ansatte og praktikanter, der har adgang til denne liste.

 

Outlook-mail

Fundamentet modtager alle mails via Microsofts Outlook. Mails og deres indhold, du sender til Fundamentet og Fundamentets ansatte og praktikanter, vil altså blive opbevaret i Outlook.

 

Forløbsnotater

De ansatte og praktikanter i Fundamentet kan skrive notater om dit forløb i Fundamentet. Disse notater opbevares på én af to måder. Enten online på en sikker database af Microsoft eller skriftligt i notesbøger, der låses inde i et pengeskab efter brug. Det er kun ansatte og praktikanter i Fundamentet, der har adgang til notaterne. Notaterne kan f.eks. indeholde et overblik over din livsfortælling, helbredsoplysninger, stamdata, information om status og indhold af dine sager i kommunen med mere. Notaterne bruges af Fundamentet til at holde et overblik over, hvor du er i livet, og hvordan vi bedst muligt kan hjælpe dig. Hvis du er i et behandlingsforløb hos en frivillig, der skriver notater, vil disse notater udelukkede blive brugt af din frivillige behandler, og de vil ikke blive uploadet til internettet. Det betyder, at det kun er den frivillige, der har adgang til disse notater, og de vil ikke blive delt med andre. Disse notater opbevares af hver enkelte frivillige behandler i et aflåst skab, som kun den frivillige behandler har adgang til.

 

E-boks og bevillinger

Hvis du kommer i Fundamentet via en bevilling fra Aarhus Kommune, kan vi også se dit CPR-nummer, når vi tilsendes information om din bevilling fra kommunen. Dette lagres udelukkende i e-boks. Er du tilknyttet Fundamentet via en bevilling fra Aarhus Kommune, skriver din mentor en status hver ottende uge. Denne status omhandler dit forløb i Fundamentet og det, der sker i dit liv. Denne sendes til din sagsbehandler ved Aarhus Kommune via e-boks. Din mentor informerer ligeledes din sagsbehandler ved Aarhus Kommune om eventuelt fravær.

 

Facebook-grupper

Fundamentet har en Facebook-gruppe for alle, der er tilknyttet Fundamentet på www.facebook.com/groups/fundamentet.org. Gruppen er lukket, hvilket betyder, at det kun er medlemmer af gruppen, der kan se, hvem der ellers er medlem af gruppen. Det er Fundamentets ansatte, der styrer, hvem der er og kan være medlem af gruppen, og det er kun borgere, der er tilknyttet Fundamentet, der kan være medlem af gruppen. Du vælger selv, om du vil være en del af denne gruppe, og du skal selv aktivt tilmelde dig gruppen. Hvis du er medlem af gruppen, kan andre medlemmer af gruppen se, at din Facebook-profil er tilknyttet gruppen og de personoplysninger, der måtte være forbundet hermed. Der kan blive delt billeder inde i gruppen, som du fremstår på, hvis du mundtligt har givet lov til dette. Denne mundtlige tilladelse skal afgives hver gang, der tages billeder, så du vil aldrig være på et billede, du ikke selv har sagt ja til at være med på.

Fundamentet kan også have andre grupper på Facebook. Her gælder samme principper som beskrevet herover.

Messenger

Hvis du er i kontakt med en ansat, praktikant eller frivillig via messenger, vil denne samtale og indholdet heraf blive lagret på messenger indtil samtalen slettes.

Google Calendar

Ansatte og praktikanter på Fundamentet benytter Google Calendar til at holde styr på aftaler. Hvis du har en aftale med en ansat eller praktikant i Fundamentet, kan denne aftale, aftalens art og sted samt dit navn indgå som et kalenderpunkt.

Samtykkeerklæringen

Kopi af din samtykkeerklæring i forbindelse med persondatapolitikopbevares på Fundamentet i et aflåst pengeskab, som kun Fundamentets ansatte og praktikanter har adgang til. Her fremgår dit navn, adresse og kontaktoplysninger.  Du får ligeledes en kopi af samtykkeerklæringen med dig hjem i fysisk form.

Alle dine personlige oplysninger behandles og gemmes kun, såfremt du frivilligt har givet dit samtykke herom.

 

8. Hvornår videregiver Fundamentet dine personoplysninger

Fundamentet kan i visse tilfælde videregive de personoplysninger, som der behandles om dig. I udgangspunktet er der ingen parter, vi videregiver dine oplysninger til, som ikke er nævnt i forrige afsnit, og det foregår kun som nævnt i forrige afsnit.

Hvis vi videregiver personoplysninger til andre parter eller på andre måder end beskrevet i forrige afsnit, vil det altid være med dit samtykke, og vi vil spørge dig inden, dette gøres.

Videregivelsen vil kun ske i det omfang og til dem, det er nødvendigt for at kunne udføre det, du anmoder om, for eksempel i forbindelse med tilmelding til aktiviteter og arrangementer eller hvis vi skal videreformidle dine kontaktoplysninger til en tredje part, du ved eget valg vil i kontakt med.
 ​

9. Hvor længe opbevarer Fundamentet dine personoplysninger?

Hos Fundamentet gemmes dine personoplysninger, så længe du er i et forløb hos Fundamentet. Når du ikke længere er tilknyttet Fundamentet, vil dine personoplysninger blive slettet efter et halvt år eller så snart du anmoder herom.

Hvis der ikke har været en klar aftale om, om hvorvidt du er tilknyttet Fundamentet i forløb eller ej, vil vi automatisk slette dine personoplysninger efter tre måneder, hvor der ikke har været kontakt mellem en ansat eller frivillig i Fundamentet og dig.

Såfremt vi af hensyn til lovgivningen i øvrigt er forpligtet til at opbevare oplysningerne om dig, beholder vi disse oplysninger, så længe vi er forpligtet hertil.

42 31 09 82

Særligt gældende forhold for ansatte, praktikanter, frivillige og andre, der er tilknyttet Fundamentet i en formel arbejdsfunktion

Herunder følger yderligere forhold, der gælder alle, der er ansat, praktikant, frivillig eller på andre måder er tilknyttet Fundamentet i en formel arbejdsfunktion. Disse forhold gælder samtidig med Fundamentets øvrige gældende forhold som beskrevet i punkt 1 til 5. ​

6. Hvad indsamler og anvender Fundamentet af oplysninger om dig?

Vi kan efter behov indsamle og opbevare følgende stamdata, hvis du ved samtykke giver os lov til dette. Vi indsamler kun det, der giver mening i forhold til din arbejdsmæssige tilknytning til Fundamentet, hvorfor ikke alle punkter i følgende oversigt vil være aktuel for din rolle. 

  • Fulde navn
  • Telefonnummer
  • Mail
  • Adresse
  • Faglighed / stillingsbetegnelse
  • Profilbillede
  • Andre billeder af dig i forbindelse med arbejdet på Fundamentet
  • Bankkontooplysninger
  • Lønforhold
  • CPR-nummer

De af dine stamdata, vi opbevarer, og andre persondata-oplysninger opbevares på forskellige måder, som beskrevet i afsnittene herunder.

 

Kontortelefonerne

Vi kan opbevare dit navn og telefonnummer på vores kontortelefoner. Her vil ligeledes opbevares SMS-korrespondancer såvel som opkaldslister, hvis du har været i kontakt med kontortelefonerne via SMS eller opkald.

 

Andre telefoner

Hvis du er i telefonisk kontakt med én eller flere ansatte, vil de muligvis lagre dit navn og dit telefonnummer på deres arbejdstelefoner. Her vil SMS-korrespondancer og opkaldslister mellem jer være lagret.

 

Terapeutbooking.dk

Hvis du skal bruge terapeutbooking.dk til at booke lokaler til behandlinger eller andet, vil dit navn, dine kontaktoplysninger og faglighed bliver lagret på terapeutbooking.dk – ligesom detaljerne om de aftaler, du registrerer i systemet, vil være tilgængelige derinde.

 

Onedrive ved Microsoft

Fundamentet har en forløbsliste, der viser et overblik over alle borgere, der er i forløb i Fundamentet. Denne liste lagres af Microsoft. Her fremgår dit navn, din rolle i Fundamentet samt hvilke borgere, du har tilknyttet. Vi bruger listen til at holde styr på, hvem vi hjælper i huset – og hvem der har ansvar for at hjælpe den enkelte. Det er kun ansatte og praktikanter, der har adgang til denne liste.

I Onedrive har vi også en kontaktliste, hvor dit navn, telefonnummer, mailadresse, faglighed og adresse fremgår.

 

Outlook-mail

Fundamentet modtager alle mails via Microsofts Outlook. Mails og deres indhold, du sender til Fundamentet og Fundamentets ansatte og praktikanter, vil altså blive opbevaret i Outlook.

 

Dataløn

Såfremt du modtager løn af Fundamentet, vil dit CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, bankkontooplysninger og lønforhold være opbevaret på dataløn.dk i forbindelse med udbetaling af løn. Fundamentets administrative personale har adgang til dette.

 

I forbindelse med bilag

Hvis du har udlæg i forbindelse med dit arbejde i Fundamentet, opbevarer Fundamentets administrative personale dine bankkontooplysninger, så du kun én gang skal informere om disse – og ikke hver gang, du har haft et udlæg.

 

Google Calendar

Ansatte og praktikanter på Fundamentet benytter Google Calendar til at holde styr på aftaler. Hvis du har en aftale med en ansat eller praktikant i Fundamentet, kan denne aftale, aftalens art og sted samt dit navn indgå som et kalenderpunkt.

 

Ansættelseskontrakt

Såfremt du modtager løn af Fundamentet, vil dit CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, lønforhold og stillingsforhold være beskrevet i din ansættelseskontrakt ved Fundamentet. Disse opbevares digitalt arkiveret i Dropbox, som Fundamentets administrative personale har adgang til dette.

 

Facebook-grupper

Fundamentet har en Facebook-gruppe for alle, der er tilknyttet Fundamentet på www.facebook.com/groups/fundamentet.org. Gruppen er lukket, hvilket betyder, at det kun er medlemmer af gruppen, der kan se, hvem der ellers er medlem af gruppen. Det er Fundamentets ansatte, der styrer, hvem der er og kan være medlem af gruppen, og det er kun personer, der er tilknyttet Fundamentet, der kan være medlem af gruppen. Du vælger selv, om du vil være en del af denne gruppe, og du skal selv aktivt tilmelde dig gruppen. Hvis du er medlem af gruppen, kan andre medlemmer af gruppen se, at din Facebook-profil er tilknyttet gruppen og de personoplysninger, der måtte være forbundet hermed.

Fundamentet kan have andre Facebook-grupper. Her gælder samme forhold som beskrevet herover.

 

Facebook-side

Fundamentet har en offentlig Facebook-side. Her deler vi nyheder og information om Fundamentet. Der lægges ligeledes stemningsbilleder op fra Fundamentet, og på disse kan ansatte, frivillige, praktikanter og andre, der er tilknyttet Fundamentet i en arbejdsfunktion indgå på efter mundtlig aftale herom. Der indhentes altid mundtligt samtykke for hvert enkelte billede.

 

www.fundamentet.org

På Fundamentet.org lægges billeder af ansatte og praktikanter op. Her fremgår navn, stillingsbetegnelse, en kort introduktionstekst om hver enkelte samt arbejdstelefon og arbejdsmail.

På Fundamentet.org lægges der ligeledes stemningsbilleder op fra Fundamentet. Her kan ansatte, frivillige, praktikanter og andre, der er tilknyttet Fundamentet i en arbejdsfunktion indgå på billederne efter mundtlig aftale herom. Der indhentes altid mundtligt samtykke for hvert enkelte billede.

 

Fotovæggen og andre fysiske fotos

I Fundamentets entre på Søren Frichs Vej 42P, 8230 Åbyhøj hænger profilbillede samt navn og stillingsbetegnelse/faglighed på alle ansatte, frivillige, praktikanter og andre tilknyttet Fundamentet i forskellige arbejdsfunktioner. Efter mundtligt samtykke fra dig, vil der også kunne hænges andre billeder op rundt omkring i Fundamentets lokaler – f.eks. stemningsbilleder fra dagligdagen på Fundamentet, hvor du indgår på. 

 

Ugeplanen

Fundamentet sender hver uge en ugeplan ud til alle borgere i forløb via SMS. Ugeplanen er også tilgængelig i Fundamentets entre på Søren Frichs Vej 42P, 8230 Åbyhøj ligesom den ligger offentligt tilgængelig på www.fundamentet.org/ugeplan. I ugeplanen fremgår navnene på ansatte, praktikanter, frivillige og andre i forbindelse med deltagelse eller ansvar for en begivenhed, der er skrevet ind i ugeplanen.

 

Samtykkeerklæring

Kopi af din samtykkeerklæring i forbindelse med persondatapolitik og tavshedspligt opbevares på Fundamentet i et aflåst pengeskab, som kun Fundamentets ansatte og praktikanter har adgang til. Her fremgår dit navn, adresse og kontaktoplysninger. Du får ligeledes en kopi af samtykkeerklæringen med dig hjem i fysisk form.

Alle dine personlige oplysninger behandles og gemmes kun, såfremt du frivilligt har givet dit samtykke herom.

 

7. Hvornår videregiver Fundamentet dine personoplysninger

Fundamentet kan i visse tilfælde videregive de personoplysninger, der behandles om dig. I udgangspunktet er der ingen parter, vi videregiver dine oplysninger til, som ikke er nævnt i forrige afsnit, og det foregår kun som nævnt i forrige afsnit.

Hvis vi videregiver personoplysninger til andre parter eller på andre måder end beskrevet i forrige afsnit, vil det altid være med dit samtykke, og vi vil spørge dig inden, dette gøres.

Videregivelsen vil kun ske i det omfang og til dem, det er nødvendigt for at kunne udføre det arbejde, du står for i Fundamentet.

 ​

8. Hvor længe opbevarer Fundamentet dine personoplysninger?

Hos Fundamentet gemmes dine personoplysninger, så længe du er tilknyttet Fundamentet i en arbejdsfunktion. Når du ikke længere er tilknyttet Fundamentet, vil dine personoplysninger blive slettet efter et halvt år eller så snart du anmoder herom.

Såfremt vi af hensyn til lovgivningen i øvrigt er forpligtet til at opbevare oplysningerne om dig, beholder vi disse oplysninger, så længe vi er forpligtet hertil.

Særligt gældende forhold for betalende medlemmer og andre, der har indbetalt midler til Fundamentet

Via linket herunder følger yderligere forhold, der gælder alle, der er betalende medlem af Fundamentet eller som her indbetalt midler til Fundamentet. Disse forhold gælder samtidig med Fundamentets øvrige gældende forhold som beskrevet i punkt 1 til 5. ​

www.fundamentet.org/betalingsvilkaar